Gestion du fond de caisse
Activation et configuration du fonds de caisse
Avant toute chose, veuillez vérifier la configuration de votre matériel de tiroir-caisse : cliquez ici.
Depuis l’écran principal :
- Rendez-vous dans Paramètres.
- Cliquez sur Activer la gestion du fonds de caisse.
- Optez pour l’une de ces 2 options :
- Report automatique, à chaque ouverture de service la caisse reportera le montant des espèces du service précédent en tant que fonds de caisse.
- Fonds de caisse journalier, à chaque ouverture de service la caisse repartira du montant indiqué en tant que fonds de caisse et effectuera une sortie des espèces encaissées lors du service précédent.
Ouverture de caisse
Depuis l’écran principal :
- Cliquez sur Ouvrir caisse.
- La fenêtre fonds de caisse vous indique l’ancien solde du fonds de caisse.
Pour activer le report automatique du solde de caisse ou définir un fonds de caisse journalier, vous devez activer ces options dans vos paramètres. Avec l'option de report, le solde en espèces du service précédent est automatiquement reporté à l'ouverture de la caisse, que vous pouvez modifier ou valider directement. Avec l'option de fonds de caisse journalier, un montant fixe apparaîtra à chaque ouverture, que vous pourrez également ajuster ou valider.
Clôture de caisse
Lors de la clôture, une information apparaît en bas du total des ventes par mode de règlement : le cumul des fonds de caisse, qui correspond au montant réel de la caisse.
Lors de la clôture de la caisse, vous serez invité à choisir si vous souhaitez effectuer une remise en banque des montants totaux par mode de règlement (carte bancaire, espèces, Twint, etc.). Cette opération signifie que vous retirez ces montants du logiciel de caisse pour les déposer en banque, d'où le terme "remise en banque". Si vous préférez retirer les fonds de la caisse, cochez le mode de règlement que vous souhaitez remettre en banque.
La remise en banque automatique est, comme son nom l'indique, une remise à zéro des modes de règlement concernés puisqu'ils sont remis en banque automatiquement à l'issue de la clôture.
En général tous les modes de règlements sont automatiquement remis en banque sauf parfois l'espèces en fonction de la gestion du fonds de caisse choisie.
Mouvements de caisse
Depuis la caisse :
Vous pouvez effectuer des entrées et sorties de caisse, que ce soit pour une dépense ou un ajout de monnaie.
Depuis l’écran principal :
- Rendez-vous dans le menu latéral gauche.
- Cliquez sur Fonds de caisse.
- Sur la partie droite de l’écran, sélectionnez Sortie de caisse ou Entrée de caisse.
- Sélectionnez le type de mouvement.
- Sélectionnez le mode de règlement.
- Saisissez le montant.
- Indiquez un commentaire et validez.
Edition du journal de caisse
Depuis la caisse :
L’impression du journal de caisse vous donnera tous les détails des entrées et sorties de caisse.
- Rendez-vous dans le menu latéral gauche.
- Cliquez sur Fonds de caisse.
- Cliquez sur Journal fonds de caisse, en haut à droite de l’écran.
- Sélectionnez la date et cliquez sur valider pour imprimer le détail du fonds de caisse sur votre imprimante ticket.
Différence entre le solde du jour et le cumul de caisse
Dans l’écran de la caisse, deux montants apparaissent :
1. Le solde du jour (chiffre de gauche)
Il représente les mouvements d’espèces de la journée :
- ventes en espèces
- ajouts manuels
- retraits du fonds
- rendus monnaie
- remises en banque
C’est le total Entrées/Sorties de la journée.
*Ce chiffre peut être positif ou négatif et se remet à zéro à chaque clôture.
Exemple :
- Le matin, solde = 0
- Vous retirez 445 CHF → solde = –445 CHF
- Vous encaissez ensuite 10 CHF en espèces → solde = –435 CHF
➡️ Le solde du jour affiche –435 CHF, car c’est le total des mouvements de la journée.
Ce montant ne reflète pas l’argent réellement dans la caisse, seulement l’activité du jour.
2. Le cumul de caisse (chiffre de droite)
Ce montant correspond à l’argent réellement présent dans le tiroir.
Il tient compte du fonds de caisse, des ventes, des retraits et de toutes les opérations effectuées.
Exemple :
- Fonds de caisse initial : 445 CHF
- Vous retirez 445 CHF → cumul = 0 CHF
- Vous remettez 445 CHF → cumul = 445 CHF
- Vous encaissez 10 CHF → cumul = 455 CHF
➡️ Le cumul affiche 455 CHF, car c’est la somme d’argent réellement disponible dans la caisse.
*Pourquoi un montant négatif apparaît parfois dans les espèces ?
Un montant négatif dans les espèces apparaît uniquement dans une situation bien précise :
- Lorsque la caisse est ouverte et fermée plusieurs fois dans la même journée,
- Et que de l’argent est sorti ou remis dans la caisse à chaque fois
(fonds de caisse retiré, réintégré, mouvements manuels, etc.).
Dans ce cas, le logiciel additionne tous les mouvements du jour, et si plus d’argent est sorti qu’entré, le total devient négatif.
Important
Cela n’arrive jamais si on fait seulement une ouverture le matin et une fermeture le soir.
Dans une journée normale, avec un seul cycle ouverture → clôture, le total des espèces reste toujours positif ou à zéro.
Pourquoi ?
Parce que le chiffre affiché correspond uniquement aux mouvements d’espèces du jour, pas au chiffre d’affaires.
Si vous retirez le fonds plusieurs fois, le logiciel note chaque sortie, ce qui peut conduire à un total négatif.
Le cumul du fonds de caisse, lui, reste exact
Le montant affiché à droite (“Cumul caisse”) représente l’argent réellement présent dans la caisse.
Il peut être positif même si le total journalier est négatif, car ils ne mesurent pas la même chose.
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